Zakładam, że większość towarzystw jest przygotowana do korzystania z możliwości dawanych przez ustawę o podpisie elektronicznym. Nowoczesne systemy komputerowe wdrażane w firmach przewidują możliwość obsługi klientów przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego, ale nie były w pełni wykorzystywane ze względu na brak możliwości prawnych - mówi Maciej Szyszko.

System informatyczny, obsługujący podstawową działalność w towarzystwie ubezpieczeniowym, składa się z dwóch części. Pierwsza : techniczno-ubezpieczeniowa, stosowana jest do obsługi polis, kalkulacji rezerw, obsługi reasekuracji, obsługi szkód itd. Druga część wspomaga system dystrybucji.

Brak podpisu elektronicznego powoduje, że obieg dokumentów między tymi częściami jest dosyć skomplikowany. Agent przychodzący do klienta z komputerem przenośnym przedstawia mu ofertę, przygotowuje przykładowe kalkulacje, może nawet przygotować taki wniosek. Problem w tym, że na razie musi ten wniosek wydrukować, aby klient mógł złożyć na nim podpis. Podobną sprawą jest na przykład możliwość zgłaszania szkód czy zmian w polisie.

Często umowa ubezpieczenia wymaga informowania o zmianach adresu. W ubezpieczeniach życiowych trzeba co jakiś czas indeksować składkę, zmienić sumę ubezpieczenia. Podobnie jest w ubezpieczeniach majątkowych, finansowych czy transportowych, gdzie trzeba zgłaszać wszelkie zmiany dotyczące obrotu, posiadanego mienia itp. Wprowadzenie podpisu elektronicznego zmniejszy koszt obsługi klientów, którzy już mają polisę, a kontakt z agentem jest potrzebny właśnie przy okazji zmian w umowie, czy rocznic.

Zastosowanie podpisu zmniejsza koszty obsługi i w związku z tym można będzie naliczyć mniejszą składkę. Spójrzmy na banki elektroniczne, które nie sponsorują zakupu komputera czy modemu, ale przyciągają klientów wyższym oprocentowaniem ich pieniędzy.

Aby mieć swój podpis elektroniczny nie trzeba będzie koniecznie wydawać pieniędzy na karty chipowe, na których zapisany będzie kod, stanowiący podpis elektroniczny. Będzie też możliwość korzystania z certyfikatów i haseł. Do złożenia podpisu w ten sposób wystarczy w zasadzie komputer ze standardowym oprogramowaniem, umożliwiającym korzystanie z Internetu. Oczywiście najpierw trzeba będzie zarejestrować swój podpis w centrum certyfikacyjnym.

Tymczasem koszt karty chipowej to kilka dolarów, czytnik kosztuje kolejne kilkadziesiąt, do tego potrzebne jest oprogramowanie. Dlatego uważam, że ograniczenie się tylko do czytników i kart groziłoby znacznym spowolnieniem upowszechnienia się podpisu, ze względu na problemy ze standaryzacją czytników czy dystrybucją kart.

Tak, ale z roku na rok przybywa takich "skomputeryzowanych agentów". W tej chwili w towarzystwach, w których wdrożyliśmy nasze systemy Partenon i Pegaz, już około 1000 agentów ma komputery przenośne i oprogramowanie, ułatwiające współpracę z towarzystwem. Ich liczba będzie się zwiększać, ponieważ sprzęt, o parametrach umożliwiających uruchomienie niezbędnych programów, jest coraz tańszy.

Poza tym same towarzystwa są zainteresowane wzrostem liczby takich agentów. Weźmy na przykład kwestię wypełniania wniosków o ubezpieczenie. Papier jest cierpliwy, a w pośpiechu łatwo o pomyłkę. Można wybrać niespójny zakres ochrony, źle skalkulować składkę, czy błędnie określić sumę ubezpieczenia. Potem towarzystwo musi realizować zobowiązania płynące ze źle zawartej umowy, a agent dostaje po kieszeni.

Robiąc to samo na komputerze nie można popełnić pomyłki, gdyż program od razu podpowie : "stop! Tu popełniłeś jakiś błąd". Dzięki temu ubezpieczyciel ma pewność, że to, co agent sprzedaje, jest zgodne z przyjętymi standardami.

Poza tym agent, łącząc się z towarzystwem, np. w celu przekazania raportów ze sprzedaży, jednocześnie może otrzymać aktualizację oferty. Zmiana ogólnych warunków czy taryf jest wprowadzana do komputera i uwzględniana przy kontakcie z klientem. Nawet jeśli zapomni, że nowym elementem do oceny ryzyka w ubezpieczeniach samochodu jest, powiedzmy, kolor - to przypomni mu o tym nowe pole, które pojawi się w formularzu.

Poza tym podłączenie agenta do systemu przyspiesza proces wypłaty prowizji. W naszym systemie raporty są wysyłane w formie elektronicznej, a polisy w formie papierowej są dostarczane tylko w celach formalnych i kontrolnych. Prowizja może zostać rozliczona tuż po przesłaniu wersji elektronicznej. I to jest marchewka, którą mogą stosować towarzystwa, nakłaniając do inwestycji w sprzęt komputerowy.

Z pewnością istotne jest również to, że w zintegrowanym systemie łatwiejsza jest weryfikacja pracy agentów. Towarzystwa wprowadzają limity zawartych umów, spotkań itp., i potem z tego rozliczają agentów. Łatwiej jest to zrobić, mając dostęp do danych z komputera agenta.

I to jest kolejny element, budujący przewagę agenta z laptopem. Klient postrzega towarzystwo, które reprezentuje dany agent, jako firmę nowoczesną, myślącą kategoriami XXI wieku. Poza tym prezentacja komputerowa jest łatwiejsza w odbiorze dla potencjalnych klientów. Dodatkowo jest to znak, że dana firma jest w pełni skomputeryzowana i dzięki temu łatwiej i szybciej reagować na niepokojące sygnały, dotyczące stanu biznesu. Od razu można reagować, a nie czekać na raport po kolejnym kwartale czy półroczu, który wykaże straty, które trudno będzie potem odrobić.